Консультация предоставлена 6 мая 2025 г.
Какие сроки хранения предусмотрены для документов в организации?
Какой порядок уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения?
Если организация ликвидирована, какие документы нужно хранить и куда необходимо передать документы для хранения? Кто уполномочен это сделать? Можно ли уничтожить какие-то документы по ликвидированной организации и через какой период времени после ликвидации?
Сроки хранения документов
Прежде всего отметим, что положения Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО), устанавливая обязанность общества хранить документы, предусмотренные этим Законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества (п. 1 ст. 31.1, п. 3 ст. 37.1, п. 1 ст. 50), не содержат при этом указания на конкретные сроки их хранения.
В свою очередь, в соответствии с п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются названным Законом.
Согласно ч. 1 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и чч. 1 и 1.1 статьи 23 этого Закона.
В частности, ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ установлено, что уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней.
На основании п. 1 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента РФ от 22.06.2016 N 293, таким органом является названное агентство (Росархив).
Указанным органом на сегодняшний день утверждены Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 N 236) и Инструкция по его применению (приказ от 20.12.2019 N 237), а также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (приказ от 28.12.2021 N 142).
Соответственно, в определении срока хранения тех или иных документов следует ориентироваться, прежде всего, на сроки, установленные данными правовыми актами.
Нормы же ч. 1 и ч. 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ определяют порядок установления сроков хранения документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, а также кредитных организаций и, как следствие, не подлежат применению к хранению документов ООО, не являющихся кредитными организациями.
Помимо этого, сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности ООО, могут быть установлены и иными законами. Так, например, положениями ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В силу ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Срок хранения данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Аналогичное правило установлено и для налоговых агентов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). При этом пять лет - это общий срок хранения документов. В отношении отдельных документов (к примеру, документов, подтверждающих объем понесенного убытка, - п. 4 ст. 283 НК РФ) или документов отдельных категорий налогоплательщиков могут быть установлены специальные сроки хранения.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
По смыслу п. 14 и пп. г п. 22 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77), уничтожению документов должно предшествовать проведение экспертизы их ценности.
С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 3 Положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 43).
Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 17 Правил N 77). Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях.
По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 к Правилам N 77). К нему прилагают опись дел*(1), сгруппированных по срокам хранения.
В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (абзац 2 п. 26 Правил N 77).
После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации (п. 31 Правил N 77).
Согласно приведенной норме уничтожение документов может быть произведено:
1) силами самой организации;
2) сторонней организацией.
В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:
- химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);
- сжигание;
- измельчение (шредирование).
Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.
Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (распоряжением руководителя).
В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.
Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.
Во втором случае со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).
Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного руководителем.
Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.
По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий документ (к примеру, акт), в котором желательно указать дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться только в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Передача и уничтожение документов при ликвидации организации
Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего в процедурах банкротства (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Иными словами, эти действия должны быть совершены до завершения ликвидации организации.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности такой организации, а именно:
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- по личному составу;
- включенные в состав Архивного фонда РФ,
передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Место хранения архива (кроме документов по личному составу работников, передаваемых в государственный архив) определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива (п. 225 Правил N 77).
Передаче документов в архив предшествует экспертиза ценности документов.
По результатам проведенной экспертизы из документов формируются дела (п. 49 Правил N 77), на которые составляются описи по формам, установленным приложениями N 8, 9, 10, 11, 12 к Правилам N 77 (п. 63 Правил N 77).
Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются.
Остальные документы передаются в государственный (муниципальный) архив.
Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, чч. 8, 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 225 Правил N 77). Заключить такой договор можно с любым государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения организации.
Передаваемые дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Передача оформляется актом, форма которого установлена приложением N 27 к Правилам N 77. За неисполнение указанных требований членам ликвидационной комиссии грозит штраф в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ.
После передачи документов в государственный (муниципальный) архив уже работники архива должны будут отслеживать сроки хранения переданных им документов, а также уничтожать их по истечении сроков хранения.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) В дела группируются схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации. Дело является единицей хранения, подлежащей архивному учету (п. 7 Правил N 77). Порядок формирования дел установлен п. 49 Правил N 77. Электронные документы вносятся в отдельные описи.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей
Ответ прошел контроль качества