|
Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?
Мы нашли выход!
|
 |
Консультация предоставлена 16.09.2015 г.
Организация приобрела легковой автомобиль, который будет использоваться директором для рабочих поездок. Директор является единственным учредителем и единственным работником в организации.
Какими документами подтверждаются расходы на капитальный ремонт автомобиля в налоговом учете при условии, что ремонт выполняется сторонней компанией и организация применяет метод начисления?
Может ли путевой лист иметь свободною форму, содержащую все необходимые реквизиты?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на капитальный ремонт служебного автомобиля в налоговом учете могут быть подтверждены актом выполненных работ.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую все необходимые реквизиты.
Обоснование вывода:
Капитальный ремонт автомобиля
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены (вне зависимости от их оплаты), в размере фактических затрат.
Поскольку понятие "капитальный ремонт" налоговое законодательство не содержит, суды с учетом ст. 11 НК РФ в целях налогообложения признали необходимым руководствоваться понятием указанного термина в том значении, в каком оно используется в соответствующей отрасли законодательства (смотрите постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2013 по делу N А19-3291/2013).
Так, п. 1.16 Руководящего документа РД 37.009.026-92 "Положение о техническом обслуживании и ремонте автотранспортных средств, принадлежащих гражданам (легковые и грузовые автомобили, автобусы, минитрактора)", утвержденного приказом по Департаменту автомобильной промышленности Минпрома России от 01.11.1992 N 43 (далее - Положение), определено: ремонт - это комплекс работ (операций) по устранению возникших отказов (неисправностей) и восстановлению полной работоспособности автотранспортного средства (агрегата, узла, системы) в пределах эксплуатационных характеристик, установленных изготовителем.
При этом ремонт может быть как текущим, так и капитальным (п. 1.26 Положения).
Минфин России предлагает считать ремонтными работы, не влекущие изменений функций объекта и его эксплуатационных характеристик, осуществляемые с целью текущего поддержания основных средств в рабочем состоянии (письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/628, от 13.12.2010 N 03-03-06/1/772, от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29, от 18.04.2006 N 03-03-04/1/358).
При этом налоговое законодательство при определении налоговой базы не ставит расходы, связанные с ремонтом, в зависимость от вида произведенного ремонта (текущего или капитального) или способа его осуществления (хозяйственный или подрядный) (письма Минфина России от 03.11.2006 N 03-03-04/1/718, от 02.06.2010 N 03-03-06/1/365).
При этом стоимость проведения работ в соответствии с главой 25 НК РФ не является критерием для их отнесения к ремонту (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29).
Судебная практика
Аналогичный подход содержится и в арбитражной практике. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 22.08.2013 N Ф09-7461/13 по делу N А47-13822/2012 указал, что налоговое законодательство разделяет только понятие ремонт, который может быть как текущим, так и капитальным, и понятие капитальные вложения.
В постановлении ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9111/08-С3 суд счел необоснованной позицию налогового органа, указав, что налогоплательщик, в соответствии с законодательством, отнес к расходам на ремонт затраты по установке кузова и стоимость кузова. При этом было принято во внимание, что целью и итогом выполненных работ явилось приведение автомашины в надлежащее рабочее состояние, а не изменение ее технологического или служебного назначения, а именно, не изменилась грузоподъемность автомашины и иные технические характеристики, также основное средство не приобрело новых качеств. Если выполненные работы не привели к изменению технологического или служебного назначения объектов, не повысили технико-экономические показатели, то данные работы произведены в целях поддержания основных фондов в рабочем состоянии и являются ремонтом (постановление ФАС Уральского округа от 13.11.2008 N Ф09-8219/08-С3).
В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2007 N 09АП-5008/2007 также сказано, что "...работы по замене двигателя автокрана на двигатель с техническими параметрами, идентичными первоначальным, которые к моменту замены выработали свой ресурс, не относятся к реконструкции, достройке, дооборудованию, модернизации или техническому перевооружению. Произведенная операция по замене двигателя правильно квалифицирована как капитальный ремонт, а затраты правомерно включены заявителем в состав расходов по ст. 260 НК РФ".
Таким образом, у организации имеются основания для отражения затрат на капитальный ремонт собственного автомобиля в составе расходов при расчете налога на прибыль.
Для подтверждения необходимости ремонта и, соответственно, оправданности расходов можно применять смету и дефектные ведомости. Дефектная ведомость составляется при повреждении или поломке объектов основных средств. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению. При ремонте оборудования вместо дефектной ведомости может быть использован акт о выявленных дефектах оборудования, составленный по форме N ОС-16, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 (далее - Постановление N 7). В акте дается краткая характеристика основных узлов и агрегатов, описываются выявленные дефекты. Форма дефектной ведомости утверждается в учетной политике. Кроме того, нелишним будет составить смету расходов, а также издать приказ, который подпишет руководитель, о направлении автомобиля в ремонт.
При проведении ремонта силами подрядчиков подтверждающим документом будет соответствующий акт выполненных работ. Унифицированная форма акта выполненных работ по капитальному ремонту автотранспорта Госкомстатом РФ не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме с соблюдением перечня необходимых реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
По окончании ремонта также может быть оформлен Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3, утверждена Постановлением N 7). Этот акт, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, служит для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. По нашему мнению, заполнять или не заполнять форму N ОС-3 при текущем ремонте, каждая организация решает самостоятельно в зависимости от характера произведенного ремонта. Форма N ОС-3 подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт автомобиля осуществляет специализированная сервисная мастерская, в качестве договора на оказание услуг (выполнение работ) по ремонту применяется заказ-наряд. Его оформление производится в соответствии с требованиями п. 15 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290, далее - Правила). Заказ-наряд должен содержать информацию о перечне запасных частей, предоставленных исполнителем (п. 16 Правил). Согласно п. 35 Правил потребитель обязан проверить с участием исполнителя объем и качество оказанной услуги (выполненной работы), исправность узлов и агрегатов, подвергшихся ремонту, и принять оказанную услугу (выполненную работу). При обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат оказанной услуги (выполненной работы), подмены составных частей, некомплектности автомототранспортного средства и других недостатков потребитель обязан немедленно заявить об этом исполнителю. Указанные недостатки должны быть описаны в приемо-сдаточном акте или ином документе, удостоверяющем приемку, который подписывается ответственным лицом исполнителя и потребителем.
Согласно п. 18 Правил передача автотранспортного средства на ремонт оформляется приемо-сдаточным актом. В нем указываются комплектность автомототранспортного средства и видимые наружные повреждения и дефекты, сведения о предоставлении потребителем запасных частей и материалов с указанием их точного наименования, описания и цены.
Напомним, что на основании ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы. При этом Минфин России в письме от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1 указал, что в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат, в частности, акты выполненных ремонтных работ.
Таким образом, расходы на капитальный ремонт служебного автомобиля в налоговом учете могут быть подтверждены актом выполненных работ, а целесообразность такого ремонта - дефектной ведомостью.
Форма путевого листа
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).
Кроме того, представители финансового и налогового ведомства считают, что путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).
В соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить учетной политикой организации.
При этом, как указано в п.п. 9, 10 Приказа N 152, путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. То есть если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).
К сведению:
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на содержание служебного автомобиля в путевом листе целесообразно указывать маршрут следования автомобиля с указанием адреса и наименования организации.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Гусихин Дмитрий
Ответ прошел контроль качества